Akademisyenler, girişimciler, avukatlar ve sektördeki diğer uzmanlardan oluşan uluslararası bir çalışma grubu, Microsoft Word’de etkili hukuk metinleri oluşturmaya yönelik en iyi uygulamaları inceleyen ilk kapsamlı kılavuzunu yayınladı. Word’de Etkili ve Verimli Taslak Hazırlamak için Her Hukuk Uzmanının Bilmesi Gerekenler; hukuk uzmanları için “hukuk ekosisteminde belge oluşturma çalışması için temel bir anlayış oluşturmayı, parametreleri tanımlamayı amaçlamaktadır. Kalite, çaba ve sonuç.”
Hukuk Teknolojisi Temel Yetkinlikleri Sertifikasyon Koalisyonu LTC4’ün himayesinde çalışan uluslararası bir uzman ekip, Etkililik Projesini 18 aylık bir çalışma sonucunda tamamladı. Proje, WordRake’te strateji ve iş geliştirme başkan yardımcısı Ivy B. Grey tarafından tasarlandı ve yönetildi. Offit Kurman’da bilgi ve yenilik direktörü olarak görev aldı ve proje LTC4’ün bir üyesi olan Tony Gerdes ile birlikte yönetildi. Gray, ” Microsoft Word gibi basit bir uygulama aracılığıyla teknolojik yetkinliği ve yasal uygulamayı geliştirme görevini derinden önemsiyorum” dedi. “Belirli yönergeler oluşturarak ve herkesin yaptığı yasal uygulamanın bir kısmına odaklanarak destek sağlayabiliriz.” Etkililik Projesi ekibinin bir üyesi ve Litera’da çalışan Sherry Kappel, hukukçuların belge oluşturma sürecini her yönüyle eleştirel ele almasını sağlayacağını umuyoruz dedi. Kappel, “Belge oluşturma beklentileri gelişiyor” dedi. “Microsoft Word’ü verimli bir şekilde kullanan ve gücünü benimseyen yasal hizmet sağlayıcıları, tutarlı ve öngörülebilir şekilde daha iyi belgeler oluşturacak. Bu projenin faydalı olacağına inanıyorum” dedi.
Kılavuzun geliştirilmesinde yer alan diğer kişiler şunlardır: Squire Patton Boggs; küresel teknoloji eğitim müdürü Rachel Baiden, Adrian Bailey; baş mimar, DocStyle CEO’su Chris Cangero, LexisNexis’in ürün yönetimi kıdemli direktörü Dave DiCicco, Florentina Field Prelimine’in kurucu ortağı ve Quinn Emanuel’de avukat olan Jacob Field, Colin Levy; yasal teknoloji blog yazarı ve Dyane L. O’Leary; hukuk doçenti ve director.
Kılavuz, web sitesinde üç farklı şekilde sunulmaktadır: etkileşimli web sayfaları, tam indirilebilir PDF ve taslak hazırlama aşamasına göre düzenlenen bağımsız modüller.
Hukuk metinleri kılavuzu, belge hazırlama sürecini yedi aşamaya ayırır:
Ayrıca, yenilerini oluşturmak için önceden hazırlanmış şablonları kullanırken dikkate alınması gereken hususlar da tartışılmıştır. Kılavuz, her aşama için, o aşamada neyin başarıldığına ve bunun genel süreç için neden önemli olduğuna dair kavramsal bir çerçeve sunuyor. Ardından, aşamalara uygun görevleri parçalara ayırıyor ve Word’ün yerel işlevlerini anlatıyor veya Word ile çalışan uygulamaları kullanarak bu görevlerin nasıl gerçekleştirileceği konusunda pratik tavsiyelerde bulunuyor. Gray, kendisi ve Kappel ile yakın zamanda yaptığı bir röportajda, projenin temel amacının pratik rehberliğin sağlanması olduğunu söylemişti.
“Bunun pratikliği benim için çok önemliydi,” dedi. “Size ne yapacağınızı söylüyoruz, bunun neden önemli olduğunu söylüyoruz, dışarı çıkıp yeni bir şey satın almak zorunda kalmadan yetkin olmanın yollarını sunuyoruz. Ardından, bir süperstar olabilmeniz için bunu bir sonraki seviyeye nasıl taşıyacağınızı anlatıyoruz.”
Örneğin, 3. aşamada, içerik oluşturma ve bilgi sunma, bilgilerin nasıl okunabilir ve mantıklı bir şekilde sunulacağını tartışan kavramsal bir genel bakışla başlar. Daha sonra bu aşamanın merkezinde yer alan görevleri ana hatlarıyla belirtir. Bunlar, mevzuatı gözden geçirmeyi ve uygun biçimde biçimlendirilmiş alıntıları bütünleştirmeyi, belgeyi biçimlendirmeyi ve içindekiler ve yetki tablolarını oluşturmayı, yasal ifadeleri tutarlı hale getirmeyi ve çapraz referansları eklemeyi ve güncellemeyi içerir. Her görev için, daha sonra bunların nasıl gerçekleştirileceğini ana hatlarıyla belirtir. Örneğin, atıf tablosunun oluşturulmasıyla ilgili olarak, bir Microsoft yardım makalesine işaret eder, ancak aynı zamanda Best Authority, ezBriefs ve Microsoft Office için Lexis gibi ürünlere bağlantılar sağlar. Gerdes, “Bu projenin amacı, diyaloğu salt verimlilikten etkililiğe kaydırmak, böylece sektörümüzde belge oluşturma hakkında nasıl düşündüğümüzü sorgulayabilmemizdir” dedi. “LTC4’ün zaten verimliliği teşvik etmek için uygulamadan bağımsız öğrenme planları var, bu nedenle etkinliğe odaklanma, LTC4’ün tekliflerini ideal bir şekilde tamamlıyor.”
Hukuk metinleri kılavuzunun geliştirilmesi 18 ay önce tüm çalışma grubu üyelerinin bir odada toplanıp taslak hazırlama sürecini tartışmalarıyla başladı. Aldıkları geri bildirimleri birleştirerek taslak, inceleme ve yeniden taslak aşamasından geçtiler. Kılavuzda önerilen araçların tümü, ekip üyelerinin kullandığı ve incelediği ve çoğu durumda Gray’den WordRake’e ve Kappel’den Litera’ya iş ilişkisi bulunan uygulamalardır. Ayrıca hepsi Word ile bütünleşik çalışmaktadır. Gray ve Kappel, Etkinlik Projesi’nin zaman içinde bu kılavuzu iyileştirmeye devam edeceğini ve ayrıca ek bileşenler ve benzer projeler oluşturabileceğini söyledi.
Tüm yazılar gibi hukuk metinleri de özünde yaratıcı ve akıcı bir süreç içerir. Aynı zamanda, organizasyonlarını, tarzlarını ve bileşenlerini dikte eden formüllere, sözleşmelere ve standartlara tabi olan mekanik bir süreçtir. Bu kılavuz, yaratıcılık ve sınırları ikileminin farkındadır. Aynı zamanda kılavuz, özellikle elektronik belgelerle ilgili olarak, belge kalitesinin çevrimiçi incelemeyi sağlayan özellikleri de dikkate alması gerektiğini söylüyor. “Dolayısıyla, belgelerin teknik olarak oluşturulması ve sunulması en az içeriği kadar önemlidir.”
Bu kılavuz; belge oluşturma sürecinin bütünü için, hem yaratıcı hem de mekanik yönleriyle, onu bileşen parçalarına ayırarak ve her bir parçayı tamamlamak için pratik bilgiler sunarak bir çerçeve sağlamaktadır. Bana göre amaç yaratıcılığı kısıtlamak değil, etkinliği arttırmaktır. Kılavuzu ilk okuduğumda, e-keşif sürecini haritalamak, baştan sona ele almak ve böylece profesyonellere yardımcı olmak için geliştirilen EDRM‘nin (Elektronik Keşif Referans Modeli) eşdeğeri olarak düşünmeden edemedim. EDRM gibi bu kılavuz, yasal belgelerin yalnızca verimli değil, aynı zamanda etkili bir şekilde hazırlanması için bir dizi pratik kılavuz ve teknoloji araçları önerileri sunmaktadır. EDRM’nin kendini ıspatlaması ve e-keşifte yol gösterici çerçeve olmaya devam etmesi gibi, bu kılavuzun – evrileceği kesin olsa da – önümüzdeki yıllarda belge taslağında yol gösterici çerçeve olacağından şüpheliyim.
Robert Ambrogi
Avukat, gazeteci, medya danışmanı ve blog yazarıdır. Hukuk teknolojisi, hukuk uygulamaları ve hukuk etiği konusundaki uzmanlığıyla alanda tanınıyor. Yayıncılık ve yazılım şirketi LexBlogda genel yayın yönetmeni olarak çalışmaktadır. Boston College Hukuk Fakültesi mezunudur. Orjinal metne bu linkden erişebilirsiniz. Hukuki belge üretimi ve yapay zeka konusunda ayrıntılı bilgi için Legbis sayfasını ziyaret edebilirsiniz.