Otomasyon fırsatlarını saptamak için dünyanın en iyi hukuk ekiplerinin kullandığı en iyi 5 araç ve uygulama aşağıdadır.
Bir önceki oturumda “analojik esinlenme” konusuna değinmiştik. Evet ama tam olarak ne anlama geliyor?
Analojik esinlenme, kendi yaşamınızda nasıl iyileştirmeler yapabileceğinizi belirlemek için diğer ürünleri, hizmetleri veya deneyimleri incelemeyi esas alır. Örnek olarak, Galler Üniversitesi Hastanesi, Formula 1 pit stoplarını inceledikten sonra cerrahi ekipmanlarının erişilebilirliğini ve organizasyonunu iyileştirdi!
Kendi “analojik esinlenmenizi” bulmak için 3. oturumdaki botla sohbet edin ve insanların sizin alanınızda veya mesleğinizle ilgili neler yaptıklarına dair örneklere göz gezdirin.
Buna ek olarak, iş hayatı dışındaki günlük yaşantınızı da düşünün. Hangi bölümleri otomatikleştirmek istiyorsunuz ve neden? Genellikle; sıkıcı (giysi yıkamak), nahoş (kedi kumunu temizlemek) veya bir robot tarafından yapılsa daha iyi olacak (bir işi yapmayı hatırlatmak) görevler bu sorunun cevabı olur.
Bu cevapları irdeleyin ve kendi işinize uygulayın. Sıkıcı, nahoş veya bir robot tarafından yapılsa daha iyi olacak işler hangileridir? Otomatikleştirilebilme potansiyeli taşıyan görevleri saptamak için tam da burası harika bir başlangıç noktasıdır.
Bundan daha iyi ne olabilir?
Stanford Üniversitesi Hukuk Tasarımı Laboratuvarı müdürü Margaret Hagan, müşterilerine bu soruyu başlarda ve sıklıkla soruyor. Bu soru genellikle, beklenmedik süreç iyileştirmelerine ve olgun bir iletişime öncülük ediyor. Kulağa ürkütücü gelebilir ancak kısa bir röportaj, her türlü içgörünün kilidini açmanın kolay ve maliyetsiz bir yolu olabilir.
Neyin daha iyi olabileceğini öğrenmek için birlikte çalıştığınız biriyle veya bir müşterinizle röportaj yapmanızı öneririz. Bu size, program boyunca ne geliştireceğinize karar vermenize yardımcı olacak bazı içgörüler sunacaktır.
Ne geliştirmek istediğinizi zaten biliyorsanız, düşündüğünüzü test etmek için gelecekteki müşterilerinize benzeyen profilde biriyle konuşun.
İşte bu konuşmaya rehberlik edecek birkaç soru…
Bu soruları sormanın ürkütücü olabileceğinin farkındayız! Ancak cevapları bilmek, işlerinizin yaşantınıza etkisi açısından daha fazla bilgi sahibi olmanıza yardımcı olacaktır. Müşterilerinizin ve meslektaşlarınızın da bunları umursadığınızı bilmelerini sağlayacaktır.
Süreç haritalama, sorunun nerede olduğunu tam olarak anlamamıza ve detaylı incelememize yardımcı olur. Daha geniş iş bağlamında, otomasyon fırsatımızın nerede olduğunu açıkça belirterek daha iyi planlama yapılmasını sağlar. Süreç haritalama aşağıdaki adımlardan oluşur:
İş yerinde hoşunuza gitmeyen bir şey düşünün: sıkıcı bir toplantı, uzun süren bir iş veya size çok sık yöneltilen bir soru gibi
Şimdi bir dakikanızı ayırın ve haritasını çıkarın. Kağıda çizin veya bir liste halinde yazın. Aşağıdaki soruları düşünün…
Şimdi, bunları da haritalayın. Hepsini sırayla yazın ve bir çizgi ya da oklarla bunları birleştirin.
Şimdi uzlaşılmayan noktayı belirleme zamanı. Sürecin hangi bölümlerinde sorun var? Onları sayfanın üzerinde vurgulayın.
Yakın zamanda iyileştirdiğimiz bir sürece örnek olarak, son gelişmeleri haftalık olarak sunduğumuz şirket çapında bir toplantı olan Josef’in All Hands toplantısını verebiliriz. Süreç haritası çıkardıktan sonra, toplantının daha iyi (ve zamanında!) yürütülmesi için şirket genelinde ortak bir toplantı şablonuna ihtiyacımızın olduğunu fark ettik. (Ekipler, her toplantıya kendi gündem konularını ve tasarılarını getiriyorlardı, bu da kafa karışıklığına ve gecikmelere neden oluyordu).
Çözülmesi zor görünen bir soruna böylesine basit bir çözümdü.
İşlemeyen bir süreç düşünün. Şimdi kendinize sorun: Bu sorun meydana gelmeseydi, sorun olduğundan nasıl emin olurdunuz?
Bu soru kulağa komik mi geliyor? Bir problemin nasıl yaratılacağını sorgulamak, yaratıcılığı geliştirmek için tasarlanmış tersine beyin fırtınası olarak adlandırılan bir tekniktir. Bazı zamanlar “Bir sorun nasıl yaratılır veya nasıl daha da kötü hale getirilir?” sorularını sormak, çözümler bulmaya çalışmaktan daha kolaydır.
Örneğin, bir muayenehanedeki bekleme lobisi deneyiminin iyileştirilmeye çalışıldığını hayal edin. Çözümler aramak yerine birbirleriyle durumu nasıl daha da kötüleştirebileceklerini tartışan bir ekip var.
Hastaları ne kadar bekleyecekleri hakkında hiçbir fikirleri olmadan, mümkün olduğunca uzun süre bekletme düşüncesi ortaya atılıyor. Bu fikri tersini düşünüp sorunu çözmeye çalıştıklarında yeni bir çözüm buluyorlar: Hastalara randevu kaydı sırasında tahmini bir bekleme süresi vermek.
Neyin otomatikleştirileceğine karar vermenin son bir yolu da tıpkı bir gazeteci gibi düşünmekten geçer.
Gazeteciler her sabaha, boş bir bilgisayar ekranı ve basit bir soruyla başlar: İnsanların aklında ne var? Bir haber iyi yazılmış ve iyi araştırılmış olabilir, ancak haber değeri yoksa kimse o haberi okumayacaktır.
Bir hikayenin haber değerine sahip olmasını sağlayan nedir? Burada, Writing and Reporting The News kitabının yazarları tarafından bir araya getirilen basit bir liste bulunuyor. Geçerliliği (insanların aklından geçenler hesaba katılır) ve kullanışlılığı (hedef kitlenin günlük yaşamlarında soruları yanıtlamasına ve sorunları çözmesine yardımcı olunur) özellikle de bulunduğumuz bağlamla bağdaştırırız.
Otomatikleştirebileceğiniz yeni bir materyal ararken bunları aklınızda bulundurmanızda fayda var.
Şimdi, fikrinizi nasıl doğrulayacağınızı öğrenmek için bir sonraki Oturuma geçin.