Botum nerede konumlanacak?
8 dakikada tamamlanması beklenir.
Süreç haritalama
Süreç haritalama; gerçekte değer arz etmeyen engelleri, verimsizlikleri ve açıklıkları ortaya çıkarır. Botunuz sürece ilave adımlar eklememelidir, sorunu çözüyor olmalıdır.
Bu aşamada botunuz, etrafında gerçekleşen tüm süreci ve botunuzla tam olarak neyi otomatikleştireceğinizi bağlamsallaştırmanıza da yardımcı olur. Sürecin öncesinde ve sonrasında ne olacağını anlamak; botunuzu nasıl planlayacağınız ve geliştireceğiniz konusunda kararlar almanıza ve daha geniş bir süreç içinde amaçlanan hedefine ulaşmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Kendi süreç haritanızı yaratın
Birinci modülde, otomasyon fırsatlarını saptamanın bir yolu olarak süreç haritası oluşturmaktan bahsetmiştik. Bu Oturumda, botunuzun nerede konumlandığını anlamanız için botunuzu içeren bir süreç haritası oluşturmanızı istiyoruz. İster bir haritalama aracında olsun, isterse bir kağıdın üzerinde olsun; sizi, süreç haritası oluşturmanıza teşvik ediyoruz.
Botunuz tam olarak nerede ve nasıl konumlanıyor? Otomatikleştirmeye başladığınızda, kendinize şu beş soruyu sormalısınız:
- Bu süreç nerede başlıyor?
- Kimler bu sürece dahil? (II. bölüme referans)
- Hangi sistemler sürece dahil?
- Bot hangi bölümü/bölümleri otomatikleştiriyor?
- Botun çıktısı ne?
Botun verdiği çıktı, sürecin önemli bir parçasıdır. Botunuz gerçek anlamda ne sağlıyor? Olası bot çıktısı şunlardır: rehberlik/tavsiye, müşteri kaydı/görüşmesi, belge, e-posta bildirimi.
Ayrıca çıktı sonrası süreci göz önünde bulundurun. Bot bir belgeyi otomatikleştirirse, kullanıcı onu hemen temin eder mi yoksa incelenmesi için önce avukata mı gönderilir?
Örnek
Bir önceki Oturumda yer verdiğimiz örneğe tekrar dönelim: Kurumsal bir hukuk ekibi; sıkıcı, sıklıkla talep edilen ve tekrar eden bir hukuki belgeyi otomatikleştirmek istiyor.
Bu sürecin haritasını çıkarmaya başlamadan önce; botun toplanan bilgiyi otomatikleştirip, sonrasında da belgeyi otomatikleştireceğini düşünüyorlar. Ancak sürecin haritasını çıkarttıklarında bir şeyi fark ediyorlar: Otomatikleştirebilecekleri başka bir adım daha var!
Ekip, botu çevreleyen ve içine dahil edilen sürecin haritasını çıkararak botu iyileştirebilecekleri ve süreci daha verimli hale getirebilecekleri bir yol saptıyorlar.
Bu örneği anlamanıza yardımcı olması için sorduğumuz 5 sorunun cevaplarını burada bulabilirsiniz:
S: Süreç nerede başlıyor?
C: Belge, bürodaki bir çalışan tarafından talep edilir.
S: Kimler bu sürece dahil? (II. bölüme referans)
C: Bürodaki çalışanlar, bürodaki yetkililer, kurum içi avukatlar, Hukuk Dairesi Başkanı
S: Hangi sistemler sürece dahil?
C: E-posta ve belge yönetim sistemleri
S: Bot hangi bölüm(ler)i otomatikleştiriyor?
C: Çalışanlar tarafından belge talebi, çalışanlardan bilgi toplanması, belgenin otomasyonu ve incelenmek üzere belgenin gönderilmesi.
S: Botun çıktısı nedir?
C: Tamamlanmış bir belge, belgeyi incelenmesi için hukuki bir kuruma gönderilen bir e-posta
Artık botunuzu kapsayan sürecin nasıl haritalandırılacağını bildiğinize göre, kendiniz bir tane haritalandırmayı deneyin! Ardından, botunuzu planlamaya nasıl başlayacağınızı öğrenmek için bir sonraki Oturuma geçin.